כיצד להתגבר על המיילים שלך

אחד הדברים היותר מפחידים (במיוחד כשחוזרים מחופשה) זה לפתוח את ה- Inbox  שלנו. האמת היא שאותי זה הפחיד כל בוקר מחדש …

 

כמות המיילים בInbox   גדלה וגדלה. יום אחרי יום מצאתי את עצמי מבזבזת זמן ואנרגיה בהתמודדות עם כל המיילים שאני מקבלת.

 

נשמע מוכר?

 

ניהול זמן הוא נושא מאד פופולרי באימון בכלל ובאימון עיסקי בפרט,  והבנתי שאני רוצה למצוא דרך חכמה יותר לניהול המיילים  שלי, דרך שתשרת גם את הלקוחות שלי, שסובלים מאותה בעיה.

 

חיפשתי וחיפשתי עד שגיליתי  את  דיויוד אלן והשיטה המדהימה שלו שנקראת –  Getting Things Done או GTD.

 

השיטה מדברת על הרבה נושאים שקשורים לניהול זמן, הפעם אספר לכם רק על נושא המיילים (אני צריכה לשמור חומר לפעמים הבאות …)

 

ההמלצה הראשונה של GTD היא לא (לא!!!) לבדוק מיילים כל שלוש דקות (וגם לא כל 5), אלא להגדיר זמן ספציפי לעבודה במייל.  (מובן שזה לא רלוונטי עבור אנשים שעובדים בתמיכה או שמחפשים עבודה ורוצים לבדוק מה חדש בJobMaster …).

 

שנית – התזכורת שמקבלים כשמייל נכנס  – זה ממש לא טוב, לא בריא, לא מומלץ!  זה עוד אחד הכלים המופלאים של Microsoft שמוציאים אותנו מריכוז  – בואו נוותר על הכלי הזה, יש ל- Microsoft הרבה כלים "שווים" אחרים.

 

דיויד מציע לרוקן כל יום את הInbox .  כדי לראות את האור בקצה המנהרה, לא כדאי לתת לכמות המיילים לגדול בלי לטפל בהם.  יש הרגשה אחרת כאשר אנחנו מתחילים את היום עם כמה מיילים ב-  Inbox לעומת מאות או אלפים  (הכרתי פעם מישהוא שהיו לו 5000 אימיילים שהוא לא פתח!…)

 

מושגי היסוד של שיטת ה- GTD:

 

DELETE: יש למחוק מיילים בכל רגע שאפשר.  יש נטיה במחשב לשמור הכל וזה ממש לא מומלץ.

 

DO:  כל מייל שאפשר לטפל בו בפחות משתי דקות – טפלו בו (למה לחכות? זה יקח פחות משתי דקות), אחר כך יש למחוק אותו או להעביר לתיקיה מסוימת.

 

FILE: יש להכניס לתיקיות את המיילים שרוצים לשמור לפי נושא או שם.  (מומלץ לא להשתמש בתתי תיקיות). מיילים שלא צריכים טיפול מיידי ואפשר לדחות אותם קצת (מבלי שמישהו יתעצבן),  כדאי להעביר לתיקיה מתאימה ולהגדיר תזכורת לתאריך עתידי.

למיילים שקשורים לישיבות, כנסים, תשלומים וכו' (כלומר, שיש להם תאריך ביצוע) כדאי ליצור פגישה ביומן עם המייל – בOUTLOOK אפשר לגרור את המייל ליומן, התוכן נכנס אוטומטית לפגישה חדשה.  מגדירים את התאריך ושומרים (כמה מדהים, ביל!). אפשר גם להוסיף תזכורת שתצפצף או תקפוץ למסך.  עכשיו אפשר (בהנאה) למחוק את המייל מה-Inbox.

 

@ACTION: למיילים שדורשים טיפול דחוף (תוך יום-יומיים) שייקח יותר משתי דקות, כדאי ליצור תיקיה עם סמל של @ או _ – הסמל הזה יקדם אותה למעלה, וימקם אותה בצמוד ל- Inbox . רצוי לעבור על התיקיה הזו כל יום ולענות על מה שדורש תשובה וטיפול.

 

@WAIT: בתיקיה זו רצוי לשמור את המיילים שעליהם אנחנו מחכים לתשובה.

 

@READ: חומר לקריאה

 

לסיכום, שיטת ה-GTD הינה שיטה של סדר ואירגון לכל דבר שחושבים עליו (חוץ מנקיון הבית – בזה לצערי לא אוכל לעזור), הרבה מעבר למיילים .השיטה של דיויד מתרכזת בלרוקן ולנקות את המוח על מנת לפנות מקום ליצרתיות ולריכוז.