כיצד שיטת "לגרום לדברים לקרות" (GTD) יכולה לעזור לך לנהל מחדש את המטלות שלך?
מאת סמנטה אמית
You can do anything, not everything” –David Allen“
מרגיש שאתה מוצף במטלות?
אתה לגמרי לא לבד. רובנו ניצבים מדי יום בפני מטלות ומחויבויות הקשורות לאספקטים שונים בחיים שלנו: אנחנו מנהלים מספר רב של פרויקטים מקבילים במקום העבודה שלנו ונאבקים תחת רשימה בלתי נגמרת של התחייבויות שיש לנו לעצמנו ולאחרים בבית, מול בן הזוג, עם הילדים, לצד בני המשפחה האחרים, במעגל החברים, כחלק מהקהילה, בתחומי הבריאות והספורט ועוד. מדובר ברשימה שפשוט לא נגמרת, נכון?
כתוצאה מכך, הופכת ההתנהלות היומיומית שלנו לניסיון מתמשך להספיק יותר ממה שאנחנו מסוגלים. חוסר ההצלחה בתמרון בין משימות עלול להביא אותנו להרגיש מוצפים, אשמים ומאוכזבים, כאשר אנחנו מבטיחים הבטחות (אפילו לעצמנו) אבל לא מקיימים אותן.
ניסית לעצור ולחשוב כיצד אתה מנהל את העבודה והחיים שלך?
הלחץ בו אנו מצויים מונע מאיתנו לעיתים לעשות את הדבר החשוב ביותר במצב כזה: לעצור על מנת לשאול את השאלות הנכונות ולבחון את ההתנהלות שלנו. האם אתה מרגיש שיש בידיך שיטות התומכות בך? האם אתה מכיר שיטת ניהול עצמי יעילה שאתה מאמין בה? כזו שיכולה לעזור לך להצליח בשילוב היומיומי שבין עבודה ומחויבויות אישיות, ובהשגת המטרות שלך בהצלחה? שיטה שיכולה להחזיר אותך לקרקע, להדריך אותך בקבלת ההחלטות שלך ולשמש כקרש הצלה כאשר דברים יוצאים משליטה?
אם נשארת ברמת השאלה בלבד, או שבכלל לא הספקת עדיין לשאול את עצמך את השאלות הללו, כדאי שתכיר את שיטת GTD.
מהי GTD?
GTD (Getting Things Done) או בתרגום לעברית "לגרום לדברים לקרות", היא דרך עבודה אותה פיתח יועץ הניהול דיוויד אלן, והיא גמישה מספיק על מנת לשלב בין עבודת ניירת, תהליכים דיגיטליים וטכנולוגיה. השיטה כוללת מתודולוגיה לטיפול ברשימות שלנו, לוח השנה שלנו, הפרויקטים שלנו, המטרות והדברים שאנחנו לוקחים על עצמנו. כאשר המטלות שלנו נמצאות לנגד עינינו וברור לנו מה ניצב בפנינו מדי שבוע, אנחנו יודעים מתי מגיע משהו חדש שמחייב איזון. כאשר אנחנו אומרים כן לדבר אחד, אנחנו אומרים לא לדבר אחר. אנחנו מבינים שצריך להכיר במטלה נוספת, ולומדים את האמנות כיצד לעשות זאת.
בכל פעם שאנחנו מתחייבים למשהו, אנחנו מרגישים כאילו חתמנו על חוזה. לכן כאשר אנחנו מפרים את אותו החוזה, אנחנו מרגישים שנכשלנו. באמצעות השיטה אנחנו לומדים לנהל מחדש את המטלות שלנו, ולכן יכולים להרגיש טוב יותר, בשליטה ופחות לחוצים.
מהות השיטה, לדברי אלן, היא "לכידת הדברים שאנחנו אוספים ויוצרים, להחליט מה (אם בכלל) אנחנו רוצים לעשות לגביהם, לארגן את תוצאות הידע הזה לשיטה מהימנה שתוכל לאפשר לנו בחינה ראויה שלהם, ולקבל החלטות אסטרטגיות ובחירות טקטיות לגבי מה שנעשה בכל נקודה בזמן מהאפשרויות שיש לנו."
מדוע אני ממליצה על שיטת "לגרום לדברים לקרות"?
אני אוהבת להרגיש יעילה. ככל שאני מצליחה לעשות יותר בכל תחומי החיים שלי במהלך השבוע, אני מרגישה שאני במיטבי.
התאמנתי הבוקר לפני העבודה, כתבתי ושלחתי את הדוחות שאני צריכה להגיש, הספקתי לקנות חלב בדרך הביתה, לקחתי את הבת שלי לחוג הבלט
שלה או תכננתי לצאת עם חברים בסוף השבוע, אני מרגישה שעברתי יום מוצלח.
כיוון שאנחנו מרבים לאסוף וליצור יותר דברים ממה שאנחנו יכולים לנהל, כדי להצליח לתמרן בין המטלות שלנו אנחנו חייבים שתהיה ברשותנו שיטה לאחסן את המחויבויות הללו לנהל אותן, ולדעת אילו מהן לשים בהמתנה וכיצד. מאחר שבעבר נהגתי לקחת על עצמי מטלות והתחייבויות רבות, הייתי סובלת מלחץ, כיוון שהרגשתי רע שכן לא עמדתי בכולן, בעיקר באלו שהבטחתי לעצמי..
שיטת "לגרום לדברים לקרות", בה אני משתמשת בשבע השנים האחרונות, הייתה הפיתרון מבחינתי. במקום להפוך למטלה נוספת, מעניקה השיטה חופש, גמישות וסדר. במקומות אחרים יכולים הערכים הללו להתנגש, אבל כאן הם עובדים יחד ומאפשרים לי להשתמש בנקודות החוזקה שלי ולחיות לפי הערכים שלי.
כיצד מסייעת השיטה בארגון המטלות?
שיטת "לגרום לדברים לקרות" עוזרת לנו לנהל את עצמנו ואת המטלות שלנו באופן שמאפשר לנו לזהות מראש שאנחנו זקוקים לארגון מחדש של מטלה בעבודה, לדחייה של משהו או להעברה שלו לשבוע אחר, להקפאה של פרויקט לתקופת זמן מסוימת ואפילו לשיחה עם הבוס שלנו שמטרתה לומר – אני יכול לעשות אל"ף או בי"ת, לא את שניהם יחד! או – אני זקוק לסיוע על מנת לסיים את הפרויקט ולמסור אותו בזמן.
רבים מהלקוחות אותם אימנתי להיעזר בשיטה במסגרת עבודתם, נעזרים בטיפ הנוגע לאופן ניהול האי-מיילים שלהם. כיום, כיוון שלא קיימת בעיה של מקום בתיבת הדואר האלקטרוני, חלק גדול מאיתנו מוותר על מחיקת אי-מיילים ישנים ולא רלוונטיים, כאשר במקביל אי-מיילים שאנחנו לא מצליחים להחליט מתי לטפל בהם פשוט הולכים לאיבוד או נשכחים. לקוחה אחת שלי שיישמה את השיטה, הצליחה לצמצם את הכמות מכמה אלפי(!) מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלה, לפחות מ-100. לקוחות אחרים לעומת זאת, מעוניינים להשתמש באופציית ניהול הפרויקטים שמציעה השיטה. לנהל פרויקט אחד לעומק זה מצוין, אבל מה קורה כשיש לנו יותר? כאשר מנהלים כמות גדולה של פרויקטים במקביל, טבלת אקסל כבר מזמן לא מספיקה. צריך להכיר שיטה שתסייע ברמת על, וכאן נכנסת שיטת "לגרום לדברים לקרות".
השיטה מתפקדת בעצם כמו לגו, כיוון שהמבנה שלה מאפשר לשחק עם האלמנטים השונים, לבחור ולהשתמש רק בחלקים שמתאימים לנו ומקדמים אותנו. כיוון שלא חייבים ליישם אותה במלואה כדי להגיע לתוצאות, הלקוחות שלי לומדים אותה, ואז בוחרים ומיישמים רק את החלקים הרלוונטיים להם.
למרות ששיטת "לגרום לדברים לקרות" היא לא משהו שניתן לסכם במאמר אחד, תתחילו להרגיש את השיפור וההתקדמות מהר מאוד.